Registro de empleados: ¿acceso a través de un representante o un apoderado?

El Registro de Empleados, también conocido en su versión digital como Reges-Online, es una herramienta crucial para la gestión de relaciones laborales. Este registro incluye información sobre los contratos individuales de trabajo y todas las modificaciones relacionadas con los mismos. Es imperativo que su gestión sea correcta y se realice de manera oportuna por parte de todos los empleadores.

No obstante, en la práctica, no siempre el representante legal del empleador crea su propio cuenta en Reges-Online. En estos casos, se puede acceder al registro de empleados a través de un apoderado, aunque esta opción conlleva ciertas limitaciones y riesgos que es fundamental comprender.

¿Se puede acceder al registro de empleados sin la cuenta del representante legal?

Sí, la legislación permite que una persona apoderada acceda al registro, ya sea un empleado del empleador o un tercero (como una firma de contabilidad, recursos humanos o un abogado), siempre y cuando exista un documento de apoderamiento válido.

Sin embargo, a pesar de que este método es legal, se recomienda que a largo plazo el representante legal también tenga acceso directo al registro de empleados, especialmente para poder realizar controles e intervenciones rápidas en situaciones inesperadas.

¿Cómo funciona la delegación de acceso al registro de empleados?

Para poder operar en el registro de un empleador, el apoderado debe cumplir con ciertas condiciones:

• Poseer una cuenta individual creada en Reges-Online, que esté asociada con su propia identidad (no se puede crear una cuenta en nombre de otra persona);
• Ser designado mediante un documento válido, como un apoderamiento notarial o un contrato de prestación de servicios (o un anexo que especifique claramente las atribuciones relacionadas con el acceso a Reges).

Es importante mencionar que ya no existe un usuario y contraseña «de empresa»; cada acceso es individual, requiere firma digital y es rastreable a través del CNP.

Documentos necesarios para acceder al registro mediante un apoderado

Dependiendo del tipo de empleador, se requieren los siguientes documentos (que deben ser cargados en la plataforma y firmados digitalmente):

• Certificado de Registro en el ONRC o certificado fiscal;
• Escritura de constitución u otro documento que acredite la existencia legal del empleador;
• Apoderamiento notarial o contractual (que puede derivarse de un contrato de servicios o de un anexo);
• Documento de identidad del apoderado (donde sea requerido);
• Firma digital aplicada por la persona que envía los documentos.

¿Qué riesgos conlleva no tener una cuenta propia para el representante legal?

Aunque delegar el acceso puede ser una solución viable en muchas circunstancias (incluyendo empleadores extranjeros o personas sin identidad digital rumana), hay riesgos evidentes asociados a la falta de control directo del representante legal sobre el registro de empleados:

• Acceso temporalmente perdido, si el apoderado deja la empresa o la relación contractual se interrumpe;
• Los datos personales de los empleados son gestionados por un tercero, y la falta de control directo puede generar problemas de seguridad;
• El empleador sigue siendo legalmente responsable por todas las operaciones realizadas, incluso si no las lleva a cabo personalmente;
• Las multas por errores u omisiones también recaen sobre el empleador, sin importar quién haya operado en el registro.

Recomendación para empleadores: la importancia de tener una cuenta directa en el registro de empleados

Aunque es legal designar a un apoderado, el representante legal debería crear su propia cuenta en Reges-Online y solicitar acceso al registro de la empresa, al menos para fines de supervisión.

De esta manera:

• Se dispondrá de una redundancia de acceso, útil en situaciones críticas;
• Se podrá monitorear la actividad de los prestadores o empleados apoderados;
• Se garantiza la continuidad en las operaciones;
• Se disminuye el riesgo de bloqueos administrativos.

El acceso al registro de empleados se puede realizar legalmente a través de un apoderado, pero depender únicamente de esta alternativa puede generar riesgos operativos. Para asegurar el funcionamiento eficaz y proteger al empleador ante posibles sanciones, es recomendable que el representante legal tenga control directo sobre el registro, incluso si no opera en la plataforma diariamente.

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