Documentación de contratación: ¿qué incluye el expediente del personal?

De acuerdo con las disposiciones del Código Laboral, cada empleador tiene el derecho de organizar su actividad de recursos humanos y de remuneración de las siguientes maneras:

1. Asumiendo directamente el empleador las funciones específicas;
2. Designando a uno o más empleados a quienes se les asignarán, a través de la descripción del puesto, funciones relacionadas con la actividad de recursos humanos y de remuneración;
3. Contratando servicios externos especializados en recursos humanos y remuneración.

La relación laboral comienza con la preparación del contrato y finaliza con su envío al Registro General de Empleados (Revisal). Así, una vez que finaliza el proceso de reclutamiento, puedes iniciar los trámites para la contratación de la persona seleccionada. A continuación, se detallan los pasos que debes seguir en el proceso de contratación.

Examen de Medicina del Trabajo

Después de que el candidato acepte la oferta, debe realizarse el examen médico de trabajo. Es responsabilidad del empleador programar al candidato en la clínica de medicina del trabajo con la que colabora y también es el encargado de cubrir el costo de esta consulta. Tras la evaluación, el candidato recibirá un informe sobre su estado de salud en el cual se indicará si es apto o no para el puesto que le han ofrecido.

Es importante subrayar que el examen médico al momento de la contratación es obligatorio. Sin este examen, el contrato de trabajo individual queda anulado.

Firma del contrato de trabajo y envío de documentos necesarios para la contratación

La firma del contrato de trabajo es el siguiente paso, en el que el futuro empleado deberá presentar copias de los siguientes documentos:

• Copias de su documento de identificación (DNI, pasaporte o comprobante de residencia);
• Copias de certificados de estudios;
• Copias de certificados de participación en cursos de formación o perfeccionamiento;

A estos documentos se añadirá el informe médico de trabajo (certificado de aptitud).

Los documentos serán guardados por el empleador en el expediente personal del empleado, junto con el contrato individual de trabajo que has firmado y registrado en el Revisal, a más tardar un día antes del inicio de la actividad por parte del nuevo empleado.

Además, el empleador debe cumplir con los procedimientos de instrucción del nuevo empleado en relación con la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), así como con el de Prevención y Extinción de Incendios (PEI) en los primeros días de actividad. Para los contratos de trabajo temporal, el Agente de Trabajo Temporal realizará la instrucción general, y el usuario llevará a cabo la instrucción específica en el lugar de trabajo.

Otros documentos que pueden añadirse al expediente personal

El empleador puede solicitar y almacenar en el expediente personal otros documentos que considere importantes para el desarrollo de las relaciones laborales, la legitimación de la legalidad y la correcta actualización del registro, así como para el cálculo del salario.

• Certificado médico emitido por el médico de cabecera del empleado;
• Copias de documentos de estudios;
• Certificado de nacimiento;
• Certificado de matrimonio (si corresponde);
• Certificado de nacimiento de los hijos;
• Sentencia de divorcio (si aplica);
• Copias del libro de trabajo o copias de certificados de trabajos anteriores (por ejemplo, decisión de cese, certificado de antigüedad o certificado del período de cotización a la Seguridad Social);
• Cartas de recomendación de empleos previos;
• Certificado de antecedentes penales, aunque el número de empleos que requieren este documento ha sido considerablemente reducido. Se solicitará para las siguientes posiciones:
  • Abogados y asesores jurídicos – no deben haber sido condenados por delitos que afecten su profesión;
  • Funcionarios públicos – de acuerdo con la Resolución del Gobierno No. 611/2008;
  • Gerentes – no deben haber sido condenados por falsificación, evasión de impuestos o corrupción;
  • Guardias o escoltas;
  • Médicos/farmacéuticos/dentistas – el certificado de antecedentes penales es necesario, según la Ley No. 95/2006, para convertirse en miembro de un colegio profesional.
• Curriculum vitae, firmado y fechado por el empleado; de acuerdo con la HG 1.021/2004, el formato del Curriculum Vitae debe seguir el modelo común europeo, y este se anexa al expediente personal, debidamente fechado y firmado por ambas partes.
• Oferta de trabajo;
• Descripción del puesto;
• Copia del libro militar, si es aplicable;
• Copia del permiso de conducir, si es aplicable;
• Extracto bancario del cuenta en la que se depositará el salario;
• Actas de recepción de bienes de la empresa (teléfono móvil, portátil, automóvil).

En caso de que el empleador ofrezca a los candidatos la posibilidad de trabajar en modalidad de teletrabajo, esto debe quedar estipulado en un anexo al contrato.

Igualmente, el expediente de contratación puede incluir un documento relativo a la cláusula de confidencialidad impuesta por la empresa al empleado. Esta cláusula depende en gran medida del cargo que el empleado asumirá dentro de la empresa.

Documentos que se firman en la fecha del contrato de trabajo

• Aviso del empleado/candidato sobre el tratamiento de datos personales;
• Declaración bajo juramento del empleado sobre haber tomado conocimiento del Reglamento Interno del empleador;
• Declaración bajo juramento del empleado sobre su puesto base y el nombre de la Casa de Salud a la que está afiliado;
• Declaración bajo juramento del empleado sobre las personas que mantiene a su cargo para la concesión de deducciones, así como los documentos justificativos de las personas a su cargo;

Es imprescindible que en el expediente personal se incluya la descripción del puesto, la oferta de trabajo, el acuerdo del empleado/candidato respecto al tratamiento de datos personales y las declaraciones mencionadas anteriormente.

Otros documentos requeridos para la contratación

• Para los empleados en instituciones del ámbito educativo, sanitario o de protección social, así como en cualquier entidad pública o privada cuya actividad implique contacto directo con niños, personas mayores, personas con discapacidad u otras categorías de personas vulnerables, los empleadores pueden solicitar el Certificado de Integridad Comportamental. Es relevante destacar que este certificado no sustituye al certificado de antecedentes penales.
• En el caso de que el candidato haya recibido prestaciones de desempleo o haya estado registrado en la Agencia Local de Empleo, puede ser requerido el Certificado de Asignación de la Agencia de Empleo.
• Declaración de que no se han desempeñado actividades de policía política, para aquellos que se presentan a la gendarmería, por ejemplo.
• Los Funcionarios Públicos deberán completar la declaración sobre conflicto de intereses.
• Para el sector médico se requerirán, antes de la contratación, el visto bueno para ejercer la profesión y la contratación de un seguro de malpraxis, y para médicos, el Certificado de buena práctica médica emitido por el Colegio de Médicos.

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